Als Directeur Groot Aandeelhouder (DGA) ben je niet alleen ondernemer, maar ook werknemer van je eigen bedrijf. Dit brengt specifieke verantwoordelijkheden met zich mee, zeker als het gaat om salarisadministratie. In dit artikel vind je alle belangrijke informatie die je als DGA nodig hebt voor een correcte en efficiënte verwerking van je salaris. Wil je direct meer weten over het uitbesteden van salarisadministratie of professionele hulp inschakelen, bekijk dan compasnl.com voor aanvullend advies en diensten rondom loonadministratie en DGA-specifieke regelingen.
De basis: verplichtingen en regels rondom DGA-salaris
Als DGA ben je verplicht jezelf een zogeheten ‘gebruikelijk loon’ uit te keren. De Belastingdienst heeft hierover duidelijke regels opgesteld. Dit betekent dat je je eigen salaris niet zomaar mag bepalen; het moet marktconform zijn en minimaal gelijk aan het wettelijk vastgestelde bedrag. Je salarisadministratie moet dus altijd sporen met deze eisen. Een dga salarisadministratie vereist aandacht voor de fiscale spelregels, zodat je niet het risico loopt op naheffingen of correcties door de Belastingdienst.
Het gebruikelijk loon verandert meestal jaarlijks, afhankelijk van de economische situatie en besluiten van de overheid. Ook relevante cao-afspraken binnen jouw branche kunnen invloed hebben op de hoogte van het loon. Houd daarom ieder jaar rekening met de nieuwste richtlijnen. Goed bijgehouden salarisadministratie voorkomt financiële verrassingen achteraf en zorgt dat je als DGA voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.
Wat komt er kijken bij salarisadministratie voor de DGA?
De salarisadministratie van een DGA kent enkele bijzondere aspecten in vergelijking met gewone werknemers. Allereerst ben je als DGA verantwoordelijk voor een juiste loonstrook, het toepassen van de juiste inhoudingen en het op tijd betalen van loonheffingen. Dit vraagt om actuele kennis van wetgeving en fiscale regels. Je moet niet alleen het salaris correct berekenen, maar ook vakantiegeld, pensioenafdrachten en eventuele onkostenvergoedingen correct verwerken in de administratie.
Daarnaast ben je verplicht om loonbelasting af te dragen en de aangifte loonheffingen tijdig in te dienen. Ook voor jezelf geldt dat je periodiek een jaaropgave opstelt. Vaak is het verstandig om hiervoor een gespecialiseerd salarisadministratiekantoor in te schakelen, omdat zij bekend zijn met de uitzonderingen en verplichtingen die gelden voor DGA’s. Ook kun je hierdoor gemakkelijker inspelen op veranderingen in wet- en regelgeving en fouten voorkomen die later tot hoge naheffingen kunnen leiden.
Niet alleen de Belastingdienst kan om inzage vragen in je salarisadministratie, ook andere instanties zoals banken of pensioenfondsen willen soms weten hoe jouw salaris tot stand komt. Je administratie moet daarom altijd volledig, transparant en actueel zijn. Dit vereist gestructureerd werken en het juist bewaren van alle documenten die betrekking hebben op de loonbetalingen en de afgedragen belastingen.
Aandachtspunten en tips voor een correcte DGA-salarisadministratie
Regelmatige controle van de administratieve processen helpt fouten te voorkomen en zorgt dat je altijd op de hoogte bent van de nieuwste wetten en regels. Ga minstens één keer per jaar na of je nog voldoet aan het gebruikelijk loon en bekijk ook of de eventuele voordelen van aftrekposten of speciale regelingen optimaal benut worden. Als er grote wijzigingen zijn in je bedrijfsstructuur, bijvoorbeeld als je begint met personeel, verandert er vaak ook iets in je administratieve verplichtingen.
Bovendien is het als DGA belangrijk om niet alleen te focussen op het voldoen aan de minimale looneis, maar ook op toekomstbestendige afspraken. Kies bijvoorbeeld voor een pensioenopbouw die past bij jouw situatie en houd rekening met de financiële gevolgen voor jouw onderneming. Transparantie richting de Belastingdienst voorkomt vragen achteraf.
Maak gebruik van betrouwbare software of schakel een deskundige in voor het inrichten en uitvoeren van je salarisadministratie. Zo kun je je concentreren op het ondernemen en weet je zeker dat je administratie in orde is. Tot slot is het verstandig om jezelf actuele informatie toe te eigenen door regelmatig branche-informatie en updates van de Belastingdienst te volgen – zo houd je grip op de administratie en voorkom je onaangename verrassingen door veranderingen in wet- of regelgeving.
